Aanwezig
Ab (voorzitter), Koos (notulen), Coen, Jan, Stef, Edward, Ton, René, Anton
Afwezig
Bas, Cor, Fred, Jaap, Otto, Paul, Pieter-Jan, Robbert, Hans
De secretaris bereidt zich serieus voor op de vergadering.
De vergadering is enthousiast over het voorstel voor de contributieverhoging.
- Opening
Ab heet de leden welkom op de 26ste Exhes ledenvergadering.
De opkomst van het eerste valt, ondanks de lobby van Ab, enigszins tegen.
Blijft relatief een opkomst waarop de meeste verenigingen jaloers kunnen zijn.
Cor en Hans zijn wegens verplichtingen elders afwezig.
De moedervereniging is, op wat laatste plichtplegingen na, opgeheven.
Cor is aan het onderzoeken wat hiervan de consequenties zijn.
Het gaat dan met name om aansprakelijkheid en verzekeringen.
Op de komende bestuursvergadering zal een voorstel van besluit genomen worden en zal gekeken worden hoe dit aan de leden voorgelegd zal worden.
- Jaarverslag
Coen brengt verslag uit over het seizoen 2002-2003.
Exhes 1 kreeg Jan en Bas als versterkingen er bij.
De najaars competitie resulteerde in het kampioenschap.
De voorjaars competitie werd afgesloten met een derde plaats.
De eerste bekerronde werd gewonnen, maar door een slippertje van het wedstrijdsecretariaat kon hier geen vervolg aan gegeven worden.
Exhes 2 moest een flinke aderlating laten met het vertrek van Maarten.
Dit was goed in de resultaten te merken.
Later in het seizoen werd het verlies van Maarten ruimschoots gecompenseerd door de komst van Pieter-Jan.
De najaars competitie resulteerde in de laatste plaats.
De voorjaars competitie werd afgesloten met een vierde plaats.
De eerste bekerronde werd niet overleefd.
Het nieuwjaars tournooi met etentje en het lustrum waren allebei zeer geslaagd.
Conclusie van de voorzitter: zowel sportief als recreatief een uitstekend seizoen.
- Bestuur
Coen neemt na 5 jaar wedstrijdsecretariaat afscheid van het bestuur.
Ab vindt dat Coen het al die jaren uitstekend gedaan heeft.
Een enkel vergissing is de uitzondering die de regel bevestigt.
Koos zal het secretariaat op zich nemen inclusief de taken van Coen en het webmasterschap van Anton.
Hans heeft aangegeven dat hij, als er geen tegenkandidaten zijn, nog één seizoen het penningmeesterschap wil vervullen.
Volgend jaar laat hij de eer graag aan iemand anders over.
Voor Ab geldt wat het voorzitterschap betreft hetzelfde.
Cor continueert zijn deelname aan het bestuur.
- Ledenbestand / Spelersgroep
Arjan en Hans zijn gestopt.
Het eerste heeft 8 spelers.
Stefan heeft al een keer meegespeeld.
Dit is van beide kanten goed bevallen.
Ab zal vragen of hij lid wil worden.
Het tweede heeft met de komst van Fred ook 8 spelers.
Voor beide teams geldt dat een aantal van 9 spelers wel als handig gezien wordt.
Bij het tweede is dus nog een vacature.
Anton heeft al iemand op het oog.
Laat maar komen.
Hans is eventueel op afroep nog beschikbaar.
Koos zal een spelerspas aanvragen is in noodgevallen oproepbaar.
Incidenteel kan er nog op anderen, zoals Rob, een beroep gedaan worden.
- Wedstrijdorganisatie
De teamleiders Edward en Stef zijn beide bereid om ook dit jaar hun taak voort te zetten.
Koos heeft aan het begin van het seizoen de mappen geïnitieerd en een wisselformulier en krantje opgesteld.
Tevens is er een document met algemene afspraken gemaakt.
Het vier wekelijkse KNVB programma verschijnt ongeveer 2 weken van te voren.
Dit wordt binnen een paar dagen via e-mail verspreid en op de website gezet.
Wijzigingen worden, afhankelijk van de tijd, via e-mail of telefoon doorgegeven.
Bij Exhes 1 worden de spelerspassen centraal bewaard; uitzondering Jaap.
Bij Exhes 2 is iedereen zelf verantwoordelijk voor z'n spelerspas.
Beide teamleiders verzoeken de spelers om op een duidelijk wijze af te schrijven.
Liefst per e-mail.
Controleer ook of je op redelijk termijn een bevestiging ontvangt.
Zoniet probeer er dan achter te komen of de teamleider er niet is en wie hem eventueel vervangt.
Reserve tenues van het tweede worden bij Coen in bewaring gegeven.
Bij het eerste zal Edward nog nagaan waar de reserve tenues zijn en aan wie die gegeven worden.
Koos verzoekt beide teamleiders om bij afwezigheid de vervangers duidelijk te instrueren.
Voor het invullen van het wedstrijdformulier is het b.v. van belang dat het krantje meegenomen wordt.
- Financiën
Hans heeft voor een fraai overzicht gezorgd.
Zie Financieel verslag
Begroting - Uitgaven
KNVB kosten zijn lager begroot dan de werkelijke uitgaven van vorig jaar.
Hierbij is uitgegaan van nul euroos boete.
Dit streven is inmiddels achterhaald.
KNVB kosten zijn sterk afhankelijk van het aantal wedstrijden.
Aantal competitie wedstrijden is toegenomen.
Aantal wedstrijden in de beker, tenzij Exhes 2 gaat stunten, zal lager uitvallen.
Anton geeft aan dat de werkelijke kosten van de website afhangen van de stand van de dollar.
Het nieuwe secretariaat is ineens kosten gaan opvoeren.
Sportkosten zijn o.a. voor de aanschaf van ballen, sokken e.d.
Exhes 1 gaat op eigen kosten een nieuwe bal aanschaffen.
Uitbetaling van het wassen van de shirts gebeurt op basis van de inkomsten, afhankelijk van aantal niet-zelf wassende leden, naar rato van het aantal wasbeurten.
Begroting - Ontvangsten
Contributies zijn gebaseerd op 15 leden en een verhoging naar € 120.
Inmiddels zijn het er reeds 16 leden en staan er nog 2 op de nominatie.
De rente valt lager uit omdat het vermogen, voornamelijk door lustrum bijdrage, is afgenomen.
Voor wassen shirts zie "Uitgaven".
Verlies is geschat op € 30.
Resultatenrekening - Uitgaven
KNVB redelijk hoger dan begroot.
Voornaamste oorzaak de boetes à € 280.
Resultatenrekening - Ontvangsten
Verlies € 125,23.
Dit komt ten laste van het eigen vermogen.
Balans - Debet
Financiële rekeningen behoorlijk teruggelopen door de bijdrage aan het lustrum.
Er stond nog één contributie open.
Deze is inmiddels voldaan.
Balans - Credit
Er staan nog bedragen van het wassen die nog niet geclaimd.
Verzoek aan wassers om zo snel mogelijk nog openstaande oude claims in te dienen.
Het bestuur gaat een termijn voor de inning vaststellen.
Bij het vervallen van de termijn gaat het geld over naar het eigen vermogen.
Op basis van de uitleg van Ab gaat de vergadering akkoord met de voorgestelde contributieverhoging.
- Lustrum / Weekend
Het lustrum wordt als zeer geslaagd beschouwd.
Het weer werkte ook wonderwel mee.
Ab vond het zeer "des Exhes".
Koos zal binnenkort het verslag op de website plaatsen.
Anton heeft al voor foto's gezorgd.
Ab bedankt nogmaals de lustrumcommissie.
Ab wil graag de traditie handhaven dat nieuwe leden het weekend organiseren.
Jan zal een mede organisator, kandidaten Bas en Pieter-Jan, zoeken.
Het is belangrijk om op redelijke termijn een datum te prikken.
Richt periode eind mei - begin juni.
Er worden ook altijd een paar geïnteresseerde ex-Exhes leden uitgenodigd.
Financiering is basis van hoofdelijke omslag onder de deelnemers.
- Tenues / Sponsors
Er is een reservering voor het aanschaffen van nieuwe tenues.
Dit lijkt een redelijk bedrag.
Maar uiteraard zijn sponsors welkom.
Iedereen wordt verzocht om eventuele sponsors voor volgend jaar te werven.
Voor volgend seizoen zal bekeken worden of we nieuwe tenues gaan aanschaffen.
Cor zal de huidige verzameling sokken op korte termijn vervangen.
- Rondvraag
Edward.
Paul den Otter heeft belangstelling om zo nu en mee te voetballen.
Stef zal met Paul contact opnemen.
Ton.
Komt er weer een nieuwsjaar tournooi komt met een etentje?
Ja.
Anton weet nog een eventuele tegenstander.
Ton.
Kan er een nieuwsbrief voor oud-leden komen?
Kan er een tournooi voor oud-leden georganiseerd worden?
Oud-leden kunnen als ze interesse hebben de stand van zaken op de website volgen.
Het organiseren van een oud-leden tournooi is een goed idee.
De uitnodiging hiervoor zou het karakter van een nieuwsbrief kunnen hebben.
Het bestuur zal dit te zijner tijd oppakken.
